5 buenas prácticas para mejorar tu productividad personal y gestión del tiempo

Tengo prisa, tengo prisa. No tengo tiempo. No he podido hacerlo. Me ha sido imposible gestionarlo.
Seguro que estas frases te han aparecido con mayor o menor frecuencia en tu día a día. ¿Cuándo fue la última vez que has pronunciado alguna de ellas?

¿Has tenido en algún momento la sensación de que tienes más tareas pendientes que tiempo para poder ejecutarlas? ¿A qué se debe?

¿Crees que si contases con unas simples pero efectivas herramientas para mejorar tu gestión del tiempo y productividadpodrías conseguir mejores resultados? Quizá no es cuestión de hacer más cosas, sino de hacer las cosas correctas, aquellas que están alineadas con los objetivos que persigues, bajo una metodología ordenada que ejecute cada cosa en función de la contribución que genere en la consecución de tu objetivo último.

A continuación recogemos 5 propuestas para mejorar tu productividad, y gestión del tiempo :

1 – Cambiar el enfoque desde la lista de tareas por hacer hacia la lista de objetivos a conseguir.
Es frecuente enfocarnos en la lista de tareas pendientes. Conforme va avanzando nuestro día vamos anotando todas las cosas que se nos presentan y que debemos realizar antes o después. Así, esa lista va creciendo conforme se nos presentan nuevos retos, y acabamos ejecutando una tarea detrás de otra hasta ver su fin. Es muy posible que incluso llevemos a cabo su ejecución en función de la urgencia que nos muestre el entorno. Así, todo aquello que “suene” más, que genere más sensación de urgencia será lo primero que realicemos.

Cuando lo hacemos así podemos acabar generando una sensación de estrés muy importante. Acabaremos teniendo la sensación de estar todo el día “apagando fuegos”. Encontraremos la satisfacción en la retribución inmediata de marcar cada tarea como “finalizada”. Sin embargo, este tipo de actuación resulta poco efectiva.

Al finalizar el día observaremos que hemos podido llegar a realizar muchas tareas, pero quizá poco avance en nuestros objetivos a través de ellas. Es un buen modo para descubrir que lo que hemos estado realizando es mucho trabajo, pero que ciertamente ha resultado poco efectivo en la consecución de las metas que tenemos planteadas.

2 – Aprender a ser muy selectivo, y decir NO a todo aquello que no aporte valor a tu objetivo.
En relación con el punto anterior, incrementar la productividad no pasa por correr más y más, ni por hacer más tareas en menos tiempo como muchas veces suponemos. Es cuestión de ser muy selectivo, y enfocarnos en aquellas cuestiones que son más importantes. Así, aprender a decir NO a todo aquello que no esté alineado con nuestros objetivos resultará el mejor método para mejorar la productividad y realizar una correcta gestión del tiempo.

3 – Establecer ventanas de tiempo para realizar bloques de tareas.
Cada vez que realizamos una determinada tarea, necesitamos un pequeño tiempo para enfocarnos en ella. Esto supone que el tiempo total en resolver cualquier cuestión es igual al tiempo de enfoque, más el tiempo que necesitamos para resolverla. Cuando saltamos de una tarea a otra, incrementamos el tiempo total de forma innecesaria debido a la necesidad de enfoque en cada nueva tarea, reduciendo así nuestra productividad. La solución a esta cuestión pasa por agrupar todas las tareas de un mismo tipo en un espacio de tiempo determinado. Cuando ejecutamos las tareas por bloques en ventanas de tiempo, observaremos que multiplicamos nuestra productividad personal y resultados.

Te invito a probarlo. Para ello, bastará con que agrupes todas tus llamadas telefónicas, o respuestas por email a una ventana de 30 minutos durante una mañana. Observarás que cuando concentras todas las llamadas en 30 minutos, las realizas de forma sistemática, una detrás de otra hasta finalizarlas todas, y sin interrupciones. Descubrirás que resulta más efectivo hacerlo así, que no atender el teléfono cada vez que te suena, interrumpiendo la tarea que tengas en ejecución en cada momento. ¿No lo crees? Pruébalo!!!

Estamos cansado de escuchar tópicos como “el tiempo es oro”,… Sí. Lo sabemos, pero no hacemos nada para aprovecharlo al máximo. Frecuentemente acabamos haciendo las cosas conforme se nos van presentando, sin medir la importancia de cada cosa en cada momento. Para acabar con esto, la herramienta de la planificación resulta lo más efectivo para multiplicar nuestra productividad.

Empezar cada semana teniendo claro cuáles son los objetivos que debemos alcanzar durante la misma, y sabiendo qué momento de tiempo hemos previsto para realizar cada cosa resultará una práctica muy productiva.

Así, te propongo que aprendas a planificar a comienzo de cada semana y de cada día. Observarás que tus días son mucho más productivos. Observarás que empezarás a enfocarte en primer lugar en las cuestiones más importantes, y verás así cómo tus resultados empiezan a mejorar.

¿Crees que el ejercicio de la planificación es complejo? Quizá, hasta ahora no has contado con la herramienta adecuada para poder realizarlo. Desde Máximo Potencial te proponemos el FOCUS PLANNER. Cuando empieces a utilizarlo, descubrirás una forma sencilla y efectiva de empezar a establecer prioridades en la ejecución de tus grandes sueños y proyectos.

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5 – Desconecta el mundo digital mientras ejecutas tus tareas.
Hoy, más que nunca estamos rodeados de ruido. Teléfonos que nos suenan ante llamadas, whatsapp, emails, notificaciones de Facebook,… Cada vez que ocurre algo en nuestro entorno digital recibimos una alerta que nos distrae, y reduce así nuestra atención y concentración en lo que estamos ejecutando en ese precioso momento.

La primera recomendación es configurar ese entorno digital para que no suene cada vez que se produzca algo. Acostúmbrate a ser tú el que vaya a buscar ese tipo de información cuando lo hayas planificado. Así, podrás dedicar esos espacios de tiempo menos productivos a interactuar con ese entorno, evitando así esas interrupciones que hemos comentado, y que tienen tanto impacto negativo sobre nuestra productividad personal.

No permitas que el ruido de todo lo que te rodea merme tu productividad y acabe generándote esa sensación de que no avanzas en la consecución de tus objetivos. Difícilmente podrás generar avance si atiendes al entorno digital cada vez que suena.

La segunda recomendación sería apagar literalmente el entorno digital en los períodos de tiempo en los que estás inmerso en la ejecución de tus objetivos. Descubrirás que hay tiempo absolutamente para todo, y que cualquier tarea puede ser llevada a cabo en el momento que corresponda. La planificación resulta una vez más decisiva para conseguir avance y resultados.

Aquí tienes unas breves sugerencias de 5 cuestiones sencillas pero que, llevadas a cabo de forma consistente podrán ayudarte a multiplicar tus resultados y tu sensación de avance y logro en tus objetivos.